（1）正確介紹我們的名字，與正確獲知他們名字。
（2）要詢問期望與哪個晤面，并且把意思正確地傳達給他們。
（3）要傳達或詢問約定的時間與場合。
假如能正確地交流并學會上述三點原則，那樣你的商務英文電話就能說是及格了。
（1）經由秘書安排約定
I'd like to make an appoingtment with Mr.Hammer.（我想要和Hammer先生約個見面時間）
原則上約定見面商談時，應事先用傳真或信函同志他們較為妥當。假如在事先未能以書面告知時，最好說了解見面時想說的內容，如to diascuss the contract [洽談合同事宜].
（2）經由秘書安排約定
Could I see Mr.Hammer sometime this week？（大家能否在這個星期跟Hammer先生見個面？
sometime this week是[這個星期隨意什么時間]之意。最好配合我們的日程表說了解有空閑的時間，如Either on Wednesday or Thursday.（星期三或星期四都可以）。
（3）經由秘書安排約定
Would it be possible to see Mr.Hammer tomorrow？（明天能否跟Hammer先生見個面？）左句含有Does Mr.Hammer have time to meet with me tomorrow？（Hammer先生明天有空閑跟我見面嗎？），或If he does have time, may I meet him tomorrow？（假如他有空，我明天能跟他見面嗎？）之意。
（4）經由秘書安排約定
What time is convenient for him？（他什么時間有空呢？）也可以說What time is he available？（他什么時間有空？），但用convenient會給人比較客氣的感覺。假如沒辦法照他們的需要時間見面時，就說I'm available at three o'clock.（我三點有空）來試探一下也無妨。
（5）經由秘書安排約定
I'd like to have lunch with him tomorrow.（我想明天和他吃午飯）
在歐美，商業界常舉行a lunch meeting [商業午餐].在這種聚餐中，不但容易相互交流，也可以借此加深彼此交情，因而用餐的時間長達三小時的情形也數見不鮮。
（6）直接求見本人
If you have time，I'd like to meet with you today.（假如你有空閑，我想今天跟你見個面）
雖然已約好時間，可是有急事想提早見面時，就能用這句。假如沒空閑時間就說I'm sorry，but I'm really tied up today.（非常抱歉，我今純真無邪的沒空）。
（7）直接求見本人
Could you spare me about half an hour？（能否給我半個小時的時間？）
這句話是對熟人說的話。spare是[騰出（時間），分讓（東西）之意。有空閑的話說Sure.，OK.等；假如沒空的話說I'm afraid I can't.（恐怕不可以）就能了。
（8）直接求見本人
Could we get together at L.A.Restaurant？（大家能否在洛城餐廳會面？）
get together是[聚會、會面]之意的較為隨意的說法。說明聚會地址，如某某餐廳等時，最好指出大伙一同認識（shared knowledge）的目的最好。
（9）直接求見本人
I was wondering if we could arrange a meeting to discuss the new product.（我想，大家是否可以安排一次會面來討論新品）
這句是經由第三者介紹而尚未謀面的人在約定晤面時用。I was wondering if的說法含有不太拘束形式的溫和語氣。還可以用Would it be possible to meet and discuss the new product？。#p#
（10）直接求見本人
I'm calling about what we discussed the other day.（我打電話是為了不久前大家所討論的事）
這句是已見過面想再繼續時的說詞。接到電話的人可以答稱I've been waiting for your call.（我一直在等你的電話里），并接著說Let's get together. When can we meet to talk？（大家來聚一聚。什么時間可以見面？）
（11）詢問目的
What would you like to talk to me about？（你要跟我談些啥事？）
也可以用Can l ask you what you want to discuss？。要見面之前，事先知道討論的內容、前后關系、背景（context1）等能夠幫助預作交涉前的籌備工作。
（12）表示贊同
Sure.（好啊！）
簡短地表達一定的方法有Certainly.（當然可以），Of course.（當然）等，意思都差不多。在談話中假如常用這種簡短詞句會給人幼稚的感覺。應該用一些不同說法才能給人較佳印象。
（13）表示拒絕
I don't think we have to meet on this subject.（關于這個問題，我不覺得大家有見面的必要）
對于不認識的人或營銷推廣職員的求見電話，覺得不需要見面時，可以用這句話，或明確地用It's probably not necessary to meet.（沒必要見面）來加以謝絕。
（14）與代理人會面
I'm afraid I can't，but Mr.Brown will meet you instead.（我不可以會面，但Mr.Brown會替我跟你見面）
句首用I'm afraid I can't會給人很客氣的印象。若不小心而唐突地說出I'm too busy to meet you.，可能會給他們帶來受輕視的感覺。
（15）想要決定的時間與場合
May I arrange the time and the place，please？（能否讓我安排時間與場合？）
也可以Do you mind if I set the time and location for our meeting？（我來定見面的時間和地址可以嗎？）。開會的時間和地址常常影響商談的成就，因而配合他們時間的同時，要把握主導權。
（16）詢問適合的時間
When do you have free time？（你什么時間有空？）
這是自己有空閑可以配合他們來約定見面時間的問法。也可以用When are you available？談商務時，free time指的是除去假日及下班后的時間。
（17）告知適合時間
I'm free at three o'clock today.（我今天下午3點有空）
此句是（3點以前不便捷，但3點將來才有空）的意思。也可以用I'm available at three o'clock.若是[3點到4點有空]的話，就用availbale from three o 'clock until four即可。
（18）建議約定日期與時間
Can I see you Thursday at nine？（我能否在星期四，9點跟你見面？）
假如他們沒時間時，就用How about？的句型來調整適合的見面時間。用I'll be free anytime from 10:00a.m.till 3:00p.m.on Wednesday.（星期三的上午10點到下午3點我都有空）的話，可以讓他們選擇便捷的時間。