無(wú)論你是不是要參加BEC商務(wù)英語(yǔ)考試，有的技能可能在職場(chǎng)中也會(huì)用到。譬如應(yīng)該怎么樣正確的書(shū)寫(xiě)英文郵件?怎么樣寫(xiě)一封得體地道的英文郵件?郵件寫(xiě)不好是否會(huì)影響我們的升職?今天就來(lái)講幾個(gè)商務(wù)英語(yǔ)郵件寫(xiě)作的小技巧。
01
郵件開(kāi)頭問(wèn)候
Business email的開(kāi)頭都需要一個(gè)greeting或是問(wèn)候，最容易見(jiàn)到的使用方法是Dear接收信人的名字，以下是一些例子：
Dear John,
Dear Mr. John Smith,
Dear Mr. Smith,
加上稱謂的使用方法比較正式，寄信給長(zhǎng)輩或顧客比較常見(jiàn)的到，若是寄給同事或是別的企業(yè)的合伙人直接寫(xiě)名字就能了。
再來(lái)提供給大伙一個(gè)還蠻容易見(jiàn)到的使用方法，在你不確定收件人是哪個(gè)的時(shí)候非常不錯(cuò)用!公司收到這種信一般都會(huì)轉(zhuǎn)寄給有關(guān)的職員。
To whom it may concern,
Dear Sir or Madam,
要記得這類greeting后面都需要加一個(gè)逗號(hào)然后空一行才能開(kāi)始信的內(nèi)容!
02
寫(xiě)郵件的目的
在進(jìn)入信件內(nèi)文之前大家一般會(huì)先告知收信人這封信件的重點(diǎn)或目的。
I am writing to inquire …
我寫(xiě)這封信想詢問(wèn)…
I am writing in reference to …
我寫(xiě)這封信是關(guān)于…
在回覆信件的時(shí)候，可以如此說(shuō)：
Thank you for reaching out to us regarding …
感謝你主動(dòng)聯(lián)絡(luò)大家…
這邊的in reference to還有regarding都是是「有關(guān)」或「關(guān)于」的意思，它們的使用方法和about非常接近，差別是about比較不正式，是比較口語(yǔ)的使用方法。
口語(yǔ)：I'm talking about the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.
正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.
大伙有沒(méi)注意到in reference to的使用方法跟regarding有一點(diǎn)點(diǎn)不同?一般in reference to用于「說(shuō)明已經(jīng)跟他們提過(guò)的事」，regarding的使用方法比較廣泛。
03
郵件的內(nèi)文
再來(lái)就是信件的內(nèi)文了，先跟大伙提醒一些小竅門，寫(xiě)商業(yè)信件的時(shí)候內(nèi)文要簡(jiǎn)單明了，相信大伙天天也收到不少email，不想讀非常冗長(zhǎng)的信吧!
記得也應(yīng)該注意正式信件里大家不會(huì)把一個(gè)句子全部大寫(xiě)，不過(guò)可以用粗體讓重點(diǎn)句子比較明顯。
錯(cuò)誤使用方法：PLEASE REVIEW THE ATTACHED documentS THOROUGHLY.
正確使用方法：Please review the attached documents thoroughly.
請(qǐng)仔細(xì)檢視附件。跟附件有關(guān)的使用方法：
I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述資料已于信末夾帶檔案內(nèi)附上供你參考。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
請(qǐng)參閱附加檔案內(nèi)之服務(wù)有關(guān)價(jià)格。
04
郵件結(jié)尾部分
信件內(nèi)文的最后一部分一般會(huì)感謝收信人或講解下一步是什么。
If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me.
若你有任何問(wèn)題或疑慮，請(qǐng)不吝與我聯(lián)系。
Thank you for your time and consideration.
感謝你的寶貴時(shí)間。
I look forward to hearing from you.
我非常期待可以收到你的回覆。
05
結(jié)尾敬語(yǔ)與簽名檔
再來(lái)就是信件的結(jié)尾，會(huì)有sign off和signature block，sign off應(yīng)該注意只有第一個(gè)字需要大寫(xiě)!下面提供一些最?？吹降膕ign off：
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,
在北美其實(shí)比較少人會(huì)用Best regards，它并不可以算非常正式，所以大部分的人會(huì)用Sincerely，它是最正式和最安全的使用方法。
Sign off后面要接signature block，這個(gè)包含你的名字、職稱、公司、聯(lián)絡(luò)資訊等。
Sincerely,
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000
06
完整的商務(wù)郵件范例
最后大家來(lái)看看完整的一個(gè)business email長(zhǎng)什么樣：
Dear Ms. Jones,
Thank you for reaching out to us regarding price quotations for hardwood flooring. Please see the attached document for a preliminary quotation. These quotes will vary greatly depending on your choice of board width, texture, color, finish etc. once our technicians assess the space you wish to install new flooring in, we will be able to provide you with a more accurate quote. I have also attached photos of several of the wood samples we currently have in stock.
If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me. Please let me know if you decide to move forward with the assessment, and I look forward to hearing from you.
Sincerely,
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000
無(wú)論是在職場(chǎng)的你還是備考BEC商務(wù)英語(yǔ)考試的你，這類內(nèi)容都會(huì)對(duì)你有所幫助。當(dāng)然，假如你對(duì)英語(yǔ)學(xué)習(xí)有興趣，想要深入學(xué)習(xí)，好了解滬江網(wǎng)校精品課程，量身打造高效好用的個(gè)性化學(xué)習(xí)策略，專用督導(dǎo)全程伴學(xué)，掃一掃領(lǐng)200暢學(xué)卡。